Mengenal Proses E-Tendering dalam Software Procurement

 

 

 

katalog elektronikDalam sebuah proses pengadaan barang dan jasa, terdapat satu proses penting yaitu tender. Proses inilah Anda sebagai perusahaan akan membuka kesempatan untuk memilih penyedia barang dan jasa. Dalam software procurement atau pengadaan secara digital, Anda juga bisa melakukan tender secara digital. Seperti apa sistemnya?

 

Mengenal e-Tendering

 

Pada dasarnya prinsip tender konvensional dan digital hampir mirip. Dalam proses ini, perusahaan atau lembaga akan melakukan pemilihan para penyedia barang/jasa yang dilakukan secara terbuka. Selain itu, ini dapat diikuti oleh penyedia barang/jasa yang terdaftar pada sistem pengadaan secara digital.

 

Begitu pula dengan lembaga pemerintah. Pasal 106 Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 04 Tahun 205 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah tertulis pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dapat dilakukan secara elektronik dan pengadaan Barang/Jasa secara elektronik dilakukan dengan cara e-tendering atau e-purchasing.

 

Untuk proses e-Tendering sendiri akan berlangsung mulai dari pengumuman pengadaan barang atau jasa hingga pengumuman pemenang. Untuk pemerintah sendiri, pihak yang terlibat dalam e-Tendering adalah Pejabat Pengadaan atau Pejabat Pembuat Komitmen dan Penyedia Barang/Jasa. Sementara untuk perusahaan tentunya akan melibatkan divisi procurement.

 

Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Melakukan Tender Secara Digital

 

Tentunya proses secara digital ini harus didukung oleh software procurement yang tepat. Hal yang perlu diperhatikan adalah unsur Hak atas Kekayaan Intelektual terutama pada saat pertukaran dokumen. Dalam software, harus dipastikan sistem keamanan dan penyimpanan dokumen serta harus menjamin bahwa dokumen elektronik hanya bisa dibaca pada waktu yang ditentukan.

 

Lalu apa yang dilakukan pada saat e-Tendering? Biasanya dari pihak penyedia barang/jasa akan memasukkan penawaran harga serta hal-hal apa yang ditawarkan. Dengan demikian Anda bisa melihat apakah penawaran dari segi harga maupun kualitas barang dan jasa sudah sesuai dengan kebutuhan atau belum.

 

Prosesnya kurang lebih secara singkat digambarkan dimulai dari undangan yang dibuat oleh perusahaan atau lembaga terkait, kemudian pemasukan penawaran harga. Setelah itu, akan ada waktu penjelasan dari pihak penyedia barang atau jasa hingga akhirnya perusahaan atau lembaga menentukan pihak mana yang memenangkan tender.

 

Biasanya ada hal-hal teknis yang dilakukan saat tender seperti tidak diperlukan jaminan penawaran. Selain itu, biasanya pihak perusahaan bisa melakukan pemilihan secara bertahap. Biasanya jika sudah sampai kurang dari tiga peserta, perusahaan akan melakukan negosiasi baik dari segi harga maupun teknis.